Quản trị sự kiện

Nói một cách dân dã nhất, đây là ngành học về “nghệ thuật thiết kế và điều phối những niềm vui” cho khách hàng từ lúc họ bước chân ra khỏi nhà cho đến khi kết thúc chuyến đi. Thực chất, công việc của bạn là đứng sau mọi kịch bản ăn – chơi – ngủ – nghỉ, tính toán từ tấm vé máy bay, phòng khách sạn đến việc xử lý những sự cố phát sinh để đảm bảo khách hàng có trải nghiệm mượt mà nhất. Bạn không chỉ đi chơi, bạn là người tạo ra cuộc chơi và kiếm tiền từ sự hài lòng của người khác.

Sinh viên sẽ tập trung vào 4 nhóm kiến thức chính:

Có khó không? Ngành này không hề khó ở khía cạnh tư duy logic nặng nề như Toán hay Lý. Thách thức nằm ở khả năng cảm thụ văn hoá, kỹ năng giao tiếp linh hoạt và sự sáng tạo trong việc đổi mới sản phẩm để không bị "lỗi mốt". Người học giỏi lý thuyết nhưng "ngại nói chuyện với người lạ" sẽ rất chật vật khi đi thực tập.

Đây là 2 ví dụ minh hoạ, không phải người thật. Mục đích là cho bạn hình dung 2 hướng đi rất khác nhau trong cùng một ngành.

Linh, Điều hành tour inbound tại một công ty lữ hành tầm trung ở Hà Nội

Một ngày của Linh thường bắt đầu lúc 8h sáng tại văn phòng. Việc đầu tiên là kiểm tra email từ đối tác nước ngoài, một đoàn 12 khách Đức sẽ đến vào tuần sau, và họ vừa yêu cầu đổi một bữa tối từ nhà hàng Việt sang nhà hàng chay. Linh gọi cho khách sạn ở Hội An để xác nhận, rồi nhắn cho hướng dẫn viên dẫn đoàn để cập nhật lịch trình.

Buổi chiều thường là lúc xử lý "sự cố": tài xế báo xe hỏng giữa đường, khách bị mất hộ chiếu, nhà hàng kín chỗ đột xuất. Linh phải có sẵn 2-3 phương án thay thế cho mỗi mắt xích trong tour. Vào mùa cao điểm (tháng 10 đến tháng 4), Linh thường phải trực điện thoại cả buổi tối và cuối tuần, vì khách Tây đang du lịch ở Việt Nam, có chuyện gì là phải xử lý ngay.

Nam, Chuyên viên kinh doanh tour MICE (du lịch kết hợp hội nghị) cho khách doanh nghiệp

Công việc của Nam tập trung vào việc đi gặp khách, các phòng nhân sự, phòng marketing của các công ty lớn để chào tour team-building, hội nghị tri ân khách hàng, hay du lịch khen thưởng nhân viên.

Một tuần Nam có thể có 4-5 buổi gặp khách hàng tiềm năng. Mỗi đề xuất tour Nam phải tự thiết kế: chọn điểm đến phù hợp ngân sách, viết proposal, làm slide trình bày, rồi đàm phán giá. Khi chốt được hợp đồng, Nam phối hợp với bộ phận điều hành để triển khai. Lương cứng của Nam không cao, nhưng % hoa hồng trên mỗi hợp đồng lớn có thể bằng vài tháng lương cộng lại, bù lại, áp lực doanh số cuối quý là thật và rất rõ.

4 hoạt động dưới đây bạn có thể làm trong tuần này để kiểm tra xem mình có thực sự hợp với ngành không.

1. Tự thiết kế một tour 3 ngày 2 đêm cho gia đình bạn đi một tỉnh lân cận. Tính chi tiết: xe gì, ngủ đâu, ăn ở đâu, chi phí mỗi người bao nhiêu, lịch trình từng giờ. Nếu bạn thấy việc này thú vị (chứ không phải khổ sở), đó là dấu hiệu tốt.

2. So sánh giá tour của 3 công ty lữ hành cho cùng một điểm đến (ví dụ Đà Nẵng 4 ngày 3 đêm). Đọc kỹ phần "Lịch trình chi tiết" và "Dịch vụ bao gồm/không bao gồm". Tự hỏi: tại sao công ty A đắt hơn công ty B 2 triệu? Họ khác nhau ở chỗ nào?

3. Hỏi 3 câu với một người làm trong nghề (hướng dẫn viên, điều hành tour, hoặc nhân viên đại lý du lịch, có thể là người quen của bố mẹ):

   • "Một ngày làm việc của anh/chị thường có gì?"
   • "Điều tệ nhất từng xảy ra trong nghề là gì và anh/chị đã xử lý ra sao?"
   • "Nếu được chọn lại, anh/chị có học ngành này không? Vì sao?"

4. Xem các video hậu trường của một tour trên YouTube (loại video tour-leader vlog, hoặc reportage về ngành du lịch). Để ý: bao nhiêu thời gian là khung cảnh đẹp, bao nhiêu thời gian là xếp valise, đếm khách, gọi điện thoại?